端末の台帳と資産管理

解説（テキスト版）

はじめに

情シスには、こんな相談が届きます。このパソコンは、誰が使っていますか。いつ買ったものですか、と聞かれる。

あるいは、パソコンを入れ替えるので、古いものを返却したい。データは、ちゃんと消えていますか、と確認される。

どちらも、端末の台帳が、正しいかどうかで、答えが変わります。今日は、資産管理をお話しします。

一言で言うと

先に、一言でまとめておきます。資産管理は、庁内のパソコンやソフトが、何台あって、誰のもので、どういう状態かを、把握し続けることです。

表計算ソフトの台帳で行う団体もあれば、IT資産管理ソフトを使う団体もあります。

運用編の第4回と第5回で、パソコンの管理の仕組みを見ました。今日は、それを支える、台帳の話です。

地図のどこか

全体地図でいうと、資産管理は、三つの層のすべてで必要です。

総務省の資料では、三層の対策を見直した団体の工夫点として、資産管理ソフトとEDRの連携や、USBメモリの利用制限が挙がっています。EDRは、セキュリティ編の第7回でお話しした仕組みです。

マイナンバー利用事務系は、ほかの層とは通信しない、専用の端末です。この層の端末は、層の中で管理することになります。

台帳に載せること

台帳に載せる項目の例です。機種、シリアル番号、購入日、リースの期間、置き場所、使う人、所属、そして、どの層の端末か、です。

ソフトも、台帳の対象です。どのパソコンに、何のソフトの、どの版が入っているか。ライセンスの数は足りているか。

一般的な例です。団体によって、載せる項目は違います。ただ、三層の団体では、どの層の端末かは、大事な項目です。

資産管理ソフトでできること

IT資産管理ソフトは、各パソコンに小さなプログラムを入れて、情報を自動で集める製品です。入っているソフトの一覧、ハードの情報、更新の状況などが、自動で台帳になります。

製品によっては、ソフトの配布、操作のログの記録、USBメモリなどの外部媒体の制御まで、できます。何ができるかは、製品と、契約した機能によって違います。

人の手で台帳を更新しなくても、実際の状態に近い一覧が手に入る。これが、大きな利点です。

ソフトとライセンス

ソフトのライセンスは、数が足りないと、契約違反になります。逆に、使っていないのに払い続けていると、無駄になります。

台帳で、入っているソフトの数と、契約している数を、見比べられると便利です。更新の時期の前に、見直すきっかけにもなります。

複数の層にまたがるソフトは、層ごとに数えるのか、団体全体で数えるのかを、契約書で確かめます。

USBメモリと持ち出し

USBメモリなどの外部媒体は、庁内のデータが外に出る、代表的な経路です。紛失の報道も、各地で、何度もありました。

制御の方法は、団体によって違います。登録した媒体だけ使える、読み込みだけ許す、そもそも使えない、などがあります。

層ごとにルールが違う団体もあります。ほかの層とは通信しないマイナンバー利用事務系では、媒体の扱いを、より厳しくしている団体が多いと言われます。ルールを決めるだけでなく、今の運用がどうなっているかを、確かめることが大切です。

入れ替えと廃棄

パソコンの入れ替えや廃棄では、台帳の更新と、データの消去が、セットです。台帳から消すのは、実際に消去したと確認したあとです。

リースの返却や廃棄を、業者に任せる場合は、データを消したことの証明書を、受け取る形が一般的です。証明書の保管場所も、決めておきます。

記憶装置を壊して、確実に消去する方法を取る団体もあります。どの方法かは、団体のルールによって違います。

異動と貸出

異動のときには、人と一緒に、パソコンが動くことがあります。使う人が変わったときに、台帳の使用者を更新しないと、あとで混乱します。

貸出用のパソコンや、共用の端末も、台帳に載せておきます。誰が、いつ借りているかが分かるようにするためです。

現場でよくある誤解

現場でよくある誤解を、3つ挙げます。

一つ目。ソフトを入れれば、台帳は自動で正しくなる、という誤解です。プログラムが入っていない端末や、電源が入らない端末は、載りません。

二つ目。USBメモリを禁止すれば、持ち出しは防げる、という誤解です。メールやクラウドストレージ、スマートフォンなど、ほかの経路もあります。

三つ目。リースを返却すれば、もうこちらの責任ではない、という誤解です。データが残っていて、漏れてしまえば、団体の責任が問われます。

異動してきたら最初に確かめること

では、異動してきたら、まず何を確かめればいいでしょうか。

一つ目。台帳が、どこにあって、誰が更新しているか。最後に更新された日も見ます。

二つ目。実際の端末の台数と、台帳の台数が合っているか。合っていなければ、どこがずれているかを調べます。

三つ目。USBなどの外部媒体のルールと、入れ替え、廃棄のときのデータ消去の手順です。証明書が保管されているかも確認します。