保守契約と機器の更新時期

解説（テキスト版）

はじめに

情シスには、こんな相談が届きます。来年度の予算要求で、サーバーの更新を出すように言われた。でも、いつ更新すればいいのか、分かりません。

あるいは、保守の契約書を見たら、期限が今月で切れる。どちらも、機器の寿命と、契約の期限を、一覧で見ていないことが原因です。

今日は、保守契約と、機器の更新時期をお話しします。

一言で言うと

先に、一言でまとめます。機器には、3つの期限があります。保守契約の期限、メーカーのサポート終了、そして、リースや契約の期間です。

この3つを、一枚の表に並べておくと、いつ何をすればいいかが見えてきます。

地図のどこか

運用編の中でいうと、これまでの回の機器が、いつ入れ替わるのかを管理する話です。スイッチ、サーバー、端末、UPSと、すべてが対象です。

三層のどの層の機器でも、期限はあります。マイナンバー利用事務系のように、ほかの層とは通信しない層でも、機器の保守や、ソフトのサポート終了は、同じように来ます。

3つの期限

一つ目は、保守契約の期限です。保守の委託先との契約が切れると、故障したときの修理や、問い合わせの窓口が使えなくなります。

二つ目は、メーカーのサポート終了です。機器や、ソフトウェアを作った会社が、修理や、セキュリティの更新を終える日です。

三つ目は、リースや、契約の期間です。契約が終わると、機器を返却したり、入れ替えたりする必要があります。この3つは、日付がそれぞれ違います。

サポート終了の例

サポート終了の例を、代表として挙げます。マイクロソフトの公式ページによると、Windows 10は、2025年10月14日に、サポートが終了しました。

サーバー向けでは、Windows Server 2016の延長サポートが、2027年1月に終わります。Windows Server 2019は、2029年1月です。

これらは、公式ページに載っている情報です。日付は更新されることがあるので、実際に判断するときは、必ず、最新の公式ページで確かめてください。

終わったあとは

サポートが終わると、セキュリティの更新プログラムが、提供されなくなります。新しく見つかった弱点が、直されないまま残ることになります。

ネットワークから切り離した層であっても、サポートが切れた機器を使い続けるのは、リスクが残ります。更新を配る仕組みは、運用編の第5回でお話ししました。

ソフトウェアだけでなく、ネットワーク機器や複合機のような、機器そのものにも、同じ期限があります。

更新の予算を、いつ立てるか

更新の予算は、いつから考えればいいでしょうか。調達には、仕様書づくりや、入札があり、半年から1年以上かかることもあります。

そのため、期限の、少なくとも1年から2年前に、予算の相談を始める団体が多いです。これは一般的な目安で、団体によって違います。

更新を、同じ年度に集めないことも大切です。一度にすべて入れ替えるのは、予算も、作業の人手も、足りなくなりやすいからです。

機器一覧の表

そこで役に立つのが、機器の一覧表です。機器の名前、型番、設置した日、保守の期限、サポート終了の日、リースの終了の日、担当者。

これを、年度ごとに並べると、いつ、何が重なるかが見えます。数字を足して、更新の予算の山を、早めにつかむことができます。

すでに一覧がある団体も多いです。ない場合は、資産管理の台帳から、少しずつ作り始めます。

保守契約の中身

保守契約は、期限だけでなく、中身も確かめます。対応してくれる時間は、平日の昼間だけか、夜間や休日もか。

現地に来てくれるのか、機器を送って直すのか。部品の交換は、契約に含まれるのか、別の費用なのか。連絡してから、何時間以内に動いてくれるのか。

障害のときに、はじめて契約書を開くと、期待と違うことがよくあります。第10回で作る連絡先の表と、一緒に見ておくと安心です。

入れ替えのときに忘れやすいこと

機器を入れ替えるときには、忘れやすいことがいくつかあります。まず、データの移行です。古い機器の設定やデータを、新しい機器に移す手順を確かめます。

次に、古い機器の処分です。ガイドラインの例文では、機器を廃棄したり、リースの返却をしたりするときは、内部の記憶装置の情報を消去することとされています。

消去した記録や、証明書も、委託先から受け取って残しておきます。更新の予算には、処分の費用も含めておきます。

現場でよくある誤解

現場でよくある誤解を、3つ挙げます。

一つ目。まだ動いているから、使い続けられる、という誤解です。動いていても、サポートが終わっていれば、弱点を直せません。

二つ目。保守が切れても、故障しなければ問題ない、という誤解です。故障したときに、修理も、部品も、頼れなくなります。

三つ目。サポート終了は、パソコンだけの話、という誤解です。サーバー、ネットワーク機器、複合機にも、同じようにあります。

異動してきたら最初に確かめること

では、異動してきたら、まず何を確かめればいいでしょうか。

一つ目。機器とソフトの一覧に、期限が書かれているかです。書かれていなければ、保守の契約書から拾い出します。

二つ目。保守契約の範囲です。夜間や休日に対応するのか、現地に来るのか、部品の交換も含むのかを、確かめます。

三つ目。次の更新の予算の予定です。何年度に何を入れ替える予定なのか、財政の担当と、いつ相談するのかを、確かめておきます。